Időnként felmerül a kérdés, hogy melyek azok a dokumentumok, amelyeket egy vállalatnak meg kell őriznie akár 5 év után is. Egy szervezet megszűnése sem hatálytalanítja az iratőrzési kötelezettséget, tehát a bizonylatok elhelyezéséről a végrehajtáskor is gondoskodni kell.  

• Az adóüggyel kapcsolatos bizonylatokat 5 évig kell megőriznie a gazdálkodóknak. Ide tartoznak a szerződések, számlák, könyvelés, könyvek, listák, adóbevallásokat alátámasztó nyilvántartások, határozatokat, okiratok, számítások stb.

• A munkaüggyel kapcsolatos, vagyis a munkavállaló adataira, biztosításra és járulékfizetésre vonatkozó dokumentumokat nem lehet selejtezni, tehát a gazdálkodónak meg kell őriznie, gondoskodni kell elhelyezésükről. Ennek oka, hogy a dolgozó nyugdíjazásakor a hivatal kérheti a munkavállaló jogviszonyával kapcsolatos dokumentumokat.

• A vállalkozó olvasható formában 10 évig köteles megőrizni az üzleti évről készített főkönyvi kivonatot, beszámolót, az alátámasztó leltárt, értékelést, naplófőkönyvet vagy további törvényi előírásoknak megfelelő nyilvántartásokat.

• Valamint a gazdálkodónak legalább 8 évig meg kell őriznie - olvasható és egyértelműen visszakereshető módon - a könyvviteli elszámolást alátámasztó bizonylatokat. Ide tartoznak az analitikus és részletező nyilvántartások, továbbá a főkönyvi számlák. A megőrzési idő a rontott szigorú számadású bizonylatokra is vonatkozik. 

Selejtezés:

• A vállalat iratkezelési szabályzatának tartalmaznia kell a selejtezés rendjét.

• Selejtezési tervet célszerű létrehozni.

• Azon vállalatoknál, ahol nagy mennyiségű irat halmozódik fel célszerű évente selejtezni azon bizonylatokat, amelyek iratőrzési ideje már lejárt. A kisebb vállatoknál, mindezt elegendő 5 évente végrehajtani. 

• A selejtezési eljárásról iratselejtezési jegyzőkönyvet, illetve annak mellékleteként tételszintű iratjegyzéket kell készíteni. Az iratselejtezési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell a selejtezés helyét, idejét, a selejtezési bizottság tagjainak nevét, aláírásait, a selejtezés alá vont iratok típusát, évkörét, terjedelmét iratfolyóméterben.

• A megsemmisítést úgy kell megoldani, hogy az iratok, dokumentumok ne kerülhessenek illetéktelen személyek birtokába.

A honlapunkon található hírek figyelemfelhívó jelleggel készültek és csupán tájékoztatásul szolgálnak olvasóink számára. Az itt szereplő információk nem helyettesítik a szakmai tanácsadást.