Iratőrzési idő és selejtezés

hétfő, november 28, 2016

Időnként felmerül a kérdés, hogy melyek azok a dokumentumok, amelyeket egy vállalatnak meg kell őriznie akár 5 év után is. Egy szervezet megszűnése sem hatálytalanítja az iratőrzési kötelezettséget, tehát a bizonylatok elhelyezéséről a végrehajtáskor is gondoskodni kell.  

  • Az adóüggyel kapcsolatos bizonylatokat 5 évig kell megőriznie a gazdálkodóknak. Ide tartoznak a szerződések, számlák, könyvelés, könyvek, listák, adóbevallásokat alátámasztó nyilvántartások, határozatokat, okiratok, számítások stb.

  • A munkaüggyel kapcsolatos, vagyis a munkavállaló adataira, biztosításra és járulékfizetésre vonatkozó dokumentumokat nem lehet selejtezni, tehát a gazdálkodónak meg kell őriznie, gondoskodni kell elhelyezésükről. Ennek oka, hogy a dolgozó nyugdíjazásakor a hivatal kérheti a munkavállaló jogviszonyával kapcsolatos dokumentumokat.

  • A vállalkozó olvasható formában 10 évig köteles megőrizni az üzleti évről készített főkönyvi kivonatot, beszámolót, az alátámasztó leltárt, értékelést, naplófőkönyvet vagy további törvényi előírásoknak megfelelő nyilvántartásokat.

  • Valamint a gazdálkodónak legalább 8 évig meg kell őriznie - olvasható és egyértelműen visszakereshető módon - a könyvviteli elszámolást alátámasztó bizonylatokat. Ide tartoznak az analitikus és részletező nyilvántartások, továbbá a főkönyvi számlák. A megőrzési idő a rontott szigorú számadású bizonylatokra is vonatkozik. 

Selejtezés:

  • A vállalat iratkezelési szabályzatának tartalmaznia kell a selejtezés rendjét.

  • Selejtezési tervet célszerű létrehozni.

  • Azon vállalatoknál, ahol nagy mennyiségű irat halmozódik fel célszerű évente selejtezni azon bizonylatokat, amelyek iratőrzési ideje már lejárt. A kisebb vállatoknál, mindezt elegendő 5 évente végrehajtani. 

  • A selejtezési eljárásról iratselejtezési jegyzőkönyvet, illetve annak mellékleteként tételszintű iratjegyzéket kell készíteni. Az iratselejtezési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell a selejtezés helyét, idejét, a selejtezési bizottság tagjainak nevét, aláírásait, a selejtezés alá vont iratok típusát, évkörét, terjedelmét iratfolyóméterben.

  • A megsemmisítést úgy kell megoldani, hogy az iratok, dokumentumok ne kerülhessenek illetéktelen személyek birtokába.

 

A honlapunkon található hírek figyelemfelhívó jelleggel készültek és csupán tájékoztatásul szolgálnak olvasóink számára. Az itt szereplő információk nem helyettesítik a szakmai tanácsadást.

Kövessen minket!

Cégadatok

Erkazo-Plusz Kft.
3529 Miskolc
Soltész Nagy Kálmán út 122.

E-mail:info@erkazoplusz.hu

Tel.: +36 46 504-931

Mobil:
+36 30 85 48 073
+36 30 49 41 101

Adószám: 11069014-2-05